Départ de mon entreprise - comment procéder pour mes documents partagés ?

Lorsqu'un utilisateur quitte une organisation (et que son compte Piano Analytics est suspendu ou supprimé), le contenu qu'il a créé n'est pas supprimé de l'organisation. Cependant, certains éléments cessent de fonctionner ou ne peuvent plus être gérés à moins que vous ne vous y prépariez à l'avance.

Ce qui se passe lorsqu'un compte utilisateur est suspendu ou supprimé

Éléments qui sont conservés

Les ressources suivantes restent disponibles dans votre organisation :

• Dashboards

• Rapports Data Query

• Segments

• Métriques personnalisées

Ces ressources peuvent toujours être trouvées et gérées par les administrateurs de l'organisation via l'outil Librairie, même après le départ de l'utilisateur.

Éléments qui s'arrêtent ou doivent être recréés

Certains éléments sont liés au compte utilisateur et ne peuvent pas être transférés :

• Exports programmés : ils s'arrêtent lorsque le compte est supprimé et doivent être recréés sous un autre utilisateur.

• Vues partagées Explorer : seul le propriétaire peut les supprimer. Décidez avant le départ s'ils doivent rester.

• Alertes : non transférables ; doivent être recréées par un nouveau propriétaire.

• Clés API : non transférables ; doivent être recréées par un nouveau propriétaire.

Actions recommandées avant le départ de l'utilisateur

Pour assurer la continuité, nous recommandons que l'utilisateur partant (ou un administrateur) fasse ce qui suit avant que le compte ne soit supprimé :

1) Rendre les ressources clés disponibles pour les autres

• Définir les rapports Data Query, segments, et métriques personnalisées en visibilité publique pour que les autres utilisateurs puissent y accéder et les réutiliser.

• Si nécessaire, partager les URLs pertinentes en interne pour s'assurer que les collaborateurs puissent rapidement trouver et sauvegarder les éléments.

2) S'assurer que les dashboards peuvent toujours être gérés

• Partager les dashboards avec un collègue et lui accorder des droits de co-propriétaire (ou des droits équivalents d'écriture/gestion) pour qu'il puisse continuer à :

  • maintenir le dashboard,

  • gérer les accès,

  • recréer les planifications si nécessaire.

3) Revoir les vues partagées Explorer

Comme seul le propriétaire peut supprimer une vue partagée, confirmez si ces vues doivent :

• rester disponibles après le départ, ou

• être nettoyées par le propriétaire avant que son compte ne soit supprimé.

4) Recréer les exports programmés sous un nouveau propriétaire (important)

Puisque les exports programmés s'arrêteront lorsque l'utilisateur partira :

• listez les exports qui comptent (destinataires, fréquence, format),

• recréez-les sous un autre compte utilisateur actif avant ou immédiatement après la désactivation.